Dokumentenmanagementsystem (DMS)

Description

Die IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH (IHK GDi) mit Sitz in Dortmund ist das gemeinsame Technologie und Kompetenzzentrum für serviceorientierte Business Anwendungen der Industrie und Handelskammern (IHKs) sowie des Deutschen Industrie und Handelskammertages (DIHK) in Deutschland. Seit über 40 Jahren erbringt die IHK GDi als zentraler IT Dienstleister umfassende Leistungen in den Bereichen IT Betrieb, Anwendungsentwicklung, Geschäftsprozesslösungen und digitale Services für die Organisation der Industrie und Handelskammern.Auftraggeber dieses Vergabeverfahrens ist die IHK Gesellschaft für Digitalisierung mbH (IHK GDi). Die IHK GDi führt das Vergabeverfahren im eigenen Namen und in eigener Verantwortung durch und schließt den Rahmenvertrag als zentrale Vertragspartnerin ab. Derzeit beziehen rund 26 IHKs das Dokumentenmanagementsystem "Helic" des Anbieters IQVIA. Nach Auskunft des Anbieters wird dieser Leistungsbereich aus dem Leistungsportfolio genommen und das Produkt "Helic" zum Ende des Jahres 2027 eingestellt. Daher besteht dringender Bedarf an einer Nachfolgelösung. Der DMS-Wechsel von bis zu 26 IHKs ist bis zum 31.12.2027 vorgesehen. Bei den zuletzt zu migrierenden IHKs muss der technische Produktivimport der Dokumente bis zum Ablauf dieses Tages nachweislich gestartet sein. Bereits gestartete Läufe dürfen danach fertiggestellt werden. Bis dahin müssen das neue DMS bereitgestellt, konfiguriert und betriebsbereit, Berechtigungen und Schnittstellen eingerichtet und getestet sowie Testmigration und Produktivfreigabe erfolgreich abgeschlossen sein. Die Ausnahme gilt nicht für ausstehende Bereitstellungen oder später begonnene Produktivimporte. Restumfang und Fertigstellungstermin müssen mit dem Auftragnehmer und der jeweiligen IHK verbindlich abgestimmt werden. Indizierung, Prüfung, Stabilisierung und Abnahme müssen unmittelbar folgen. Der Importstart allein stellt keinen Migrationsabschluss dar. Die in der Anlage aufgeführten und farblich hervorgehobenen 26 IHKs wollen im Jahr 2027 auf Grundlage des von der IHK-GDi ausgeschriebenen Rahmenvertrags auf ein neues DMS wechseln. Als Planungsrichtwert wird von maximal 26 IHKs unterschiedlicher Größenordnung im Jahr 2027 ausgegangen. Die tatsächlich teilnehmenden IHKs sowie die je IHK zu übernehmenden Bestände und Datenmengen, die benötigten Funktionen und die einzubindenden Schnittstellen werden vor Beginn der jeweiligen Migration zwischen dem Auftragnehmer und der betreffenden IHK abgestimmt. Der Auftraggeber geht von deutlich mehr IHKs aus, die diesen Rahmenvertrag nutzen werden. Eine verbindliche Zusage über die teilnehmenden IHKS kann der Auftraggeber aus organisatorischen Gründen nicht geben. Die Leistungserbringung beginnt mit der Zuschlagserteilung. Zunächst sind die teilnehmenden IHKs innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens und unter Einhaltung der festgelegten Anforderungen auf das neue DMS zu migrieren. Im Rahmen der initialen Migration werden nach Herstellung der Betriebsbereitschaft durch den Auftragnehmer sämtliche Dateien und Dokumente durch die Nutzer des Auftraggebers selbst in das DMS eingespielt. Systemlösung Das DMS muss für den Cloud-Betrieb geeignet sein und die vollständige Bereitstellung als Software-as-a-Service (SaaS) ermöglichen. Der Betrieb hat in einer ISO?27001-zertifizierten Umgebung (oder gleichwertig) innerhalb der Bundesrepublik Deutschland zu erfolgen. Dabei sind insbesondere Anforderungen an Datenschutz, Datensicherheit, Verfügbarkeit sowie die Skalierbarkeit des Systems zu erfüllen. Es ist sicherzustellen, dass alle administrativen und fachlichen Funktionen auch im Cloud-Betrieb uneingeschränkt zur Verfügung stehen. Der Auftragnehmer muss sicherstellen, dass das angebotene DMS auf Wunsch des Auftraggebers neben einem Betrieb als Software-as-a-Service (SaaS) in einer Cloud-Infrastruktur auch in mindestens einer weiteren Betriebsform betrieben und durch den Auftragnehmer unterstützt werden kann, insbesondere in einem On-Premise-Betrieb oder in einer durch den Auftraggeber oder einen Dritten betriebenen Infrastruktur. Die Unterstützung umfasst mindestens die Bereitstellung der Software sowie die technische und organisatorische Unterstützung für Installation, Inbetriebnahme, Wartung und Betrieb des Systems in der jeweiligen Betriebsform. Anforderungen Software Ausgeschrieben wird eine zukunftsfähige, modulare und mandantenfähige Software-Lösung zur Erfassung, Speicherung, Verwaltung und Archivierung von Informationen und Dokumenten bei den Bezugsberechtigten. Da die DMS-Lösungen der Bieter unterschiedlich strukturiert und aufgebaut sind, hier ein grober Überblick über mögliche Systemmodule / -anforderungen: - Input-Management - Bearbeitung, Organisation, Ablage - Suchfunktionen - Digitale Akten - Prozessmanagement, KI und Security - Archivierung - Schnittstellen zu aktuellen Systemen - Kollaboration - Mobilität Dienstleistungen Erarbeitung eines individuellen Migrationskonzeptes für jede IHK und Zusammenfassung in einem Pflichtenheft als Basis für die Projektumsetzung. Folgende Leistungen sind Bestandteil der Ausschreibung: - Vorbereitung und Durchführung einer Testmigration pro IHK als Teilabnahme - Schulungen für Nutzer und Administratoren - Herstellung der kompletten DMS-Betriebsbereitschaft - Dokumentation und Gesamtabnahme - begleitende Datenmigration - Start Supportvertrag und sonstige Dienstleistungen Service-Desk (Help-Desk und Störungsmeldungen).

Key facts

Reference

2026-03

Procedure

selective

Lots

1

Contact

Vergabestelle

vergabe@ihkgdi.de

+49 23197460

Regime

publicSector

Ground given for limiting competition

The buyer’s own stated reason for awarding without open competition, as published. Their assertion, not a finding.

Urgency: Aufgrund der Abkündigung des derzeit eingesetzten DMS zum 31.12.2027 besteht ein zwingender Zeitrahmen für die Ablösung. Um ausreichend Zeit für Implementierung, Migration, Tests und Inbetriebnahme der neuen DMS-Lösung sicherzustellen und die Betriebskontinuität der IHKs nicht zu gefährden, ist eine beschleunigte Durchführung des Vergabeverfahrens erforderlich. Die Dringlichkeit ist von den IHKs nicht zu vertreten.