Germany – Hotel services – Rahmenvereinbarung über Hotel- und Tagungsleistungen

Description

Abschluss einer Rahmenvereinbarung gem. § 21 Vergabeverordnung (VgV) über Hotel- und Tagungsleistungen für TAGESVERANSTALTUNGEN mit mehreren Unternehmen, sofern diese die Eignungskriterien erfüllen sowie im Sinne der Zuschlagskriterien wirtschaftliche Angebote eingereicht haben. Die nach Angebotsprüfung und -wertung geeigneten Unternehmen werden Vertragsparteien der jeweiligen Rahmenvereinbarung. Das heißt, der Zuschlag wird - je Los - auf alle wirtschaftlichen Angebote erteilt. Nach Eingang der Angebote wird je Los eine Rangfolge der Rahmenvereinbarungspartner nach aufsteigendem Preis gebildet. - Der Abruf der Leistungen erfolgt aufgrund konkreter Arbeitsaufträge (Einzelbeauftragung) durch den Auftraggeber. Art und Umfang der Leistungen erfolgt dabei nach Bedarf über Einzelbeauftragung durch schriftlichen Abruf, je nach individuellem Umfang für die entsprechende Veranstaltung. Die vorliegende Rahmenvereinbarung begründet keinen Anspruch des Auftragnehmenden auf den Abruf einer bestimmten Jahresmenge. Eine Anzahl von Mindestaufträgen oder eine Mindestumsatzhöhe während der Vertragslaufzeit werden vom Auftraggeber nicht zugesichert. - Ein einzelner Auftrag wird durch die Mitteilung der geplanten Veranstaltung und Beschreibung des Leistungsumfangs sowie sämtlicher Rahmenbedingungen (z. B. Termin, Teilnehmendenzahl, Anzahl der Übernachtungen, Anforderungen an die Tagungstechnik und die Verpflegung) erteilt (vgl. Einzelauftrag in Anlage B1). Die Anfrage erfolgt im Bedarfsfall per E-Mail. Nach Vertragsschluss wendet sich der Auftraggeber dazu mit dem "Einzelauftrag" an den erstplatzierten Auftragnehmer des Loses. Dieser prüft sodann, ob er die Leistungen für die angefragte Veranstaltung zeitlich und räumlich erbringen kann. Bestätigt der Auftragnehmer den Auftrag, erfolgt die Beauftragung auf Basis seines Angebots durch den Auftraggeber. Kann der Erstplatzierte aus Kapazitätsgründen die Leistungen nicht anbieten, wird die Anfrage dem zweitplatzierten Tagungshaus/Hotel weitergeleitet, das daraufhin die Möglichkeit der Leistungserbringung prüft. Dieses Vorgehen wird in der Art so lange durchgeführt, bis für die jeweiligen Leistungen ein Veranstaltungsort gefunden wurde. - Der Auftragnehmende verpflichtet sich, die zu erbringenden Leistungen vertragsgerecht auszuführen. - Die übergreifende Koordination sowie die Erteilung von Einzelaufträgen und entsprechende Auftragsabwicklung mit dem*der Auftragnehmenden obliegt dem LWL-Inklusionsamt Arbeit. Weitergehende Informationen sind den Vergabeunterlagen zu entnehmen. Das voraussichtliche Auftragsvolumen und die Höchstabnahmemenge der Rahmenvereinbarung: Das voraussichtliche Auftragsvolumen (netto) gem. § 3 Abs. 4 VgV, ermittelt aus Zahlen der Vorjahre, ist für den zukünftigen Vertragszeitraum (4 Jahre) geschätzt. Ein Anspruch auf einen Mindestumsatz kann hieraus nicht abgeleitet werden. Eine Mindestabnahmeverpflichtung besteht nicht. Unterschreitungen dieser Mengen bleiben ohne Einfluss auf Preise und die Abschlussdauer des Vertrages. I. Geschätzte Auftragsmenge - Gesamtauftragsmenge - Tagesveranstaltungen: ca. 145.000 € Die voraussichtlichen, geschätzten Auftragswerte in Euro für die gesamte Vertragslaufzeit (4 Jahre) sind der Leistungsbeschreibung zu entnehmen. Eine Mindestabnahmeverpflichtung besteht nicht (s. Anlage A - Leistungsbeschreibung, IV). II. Höchstmenge - Höchstmenge -Tagesveranstaltungen: 174.000 € Der LWL geht davon aus, dass die Höchstmenge tatsächlich um ca. 20% unterschritten wird (s. oben geschätzte Auftragsmenge). Der genannte Wert entspricht der Höchstmenge im Sinne der EuGH-Entscheidung vom 17.06.2021, C-23/20 - Simonsen & Weel.

Key facts

Procedure

restricted

Framework agreement

Yes — a framework or dynamic purchasing system, not a single contract

Submit via

https://www.lwl.org/eVergabe

Contact

anne.hallmann@lwl.org

Contract period

1 Jan 2025 → 31 Dec 2028

Framework ceiling

€174k

Regime

publicSector

Category

services